Migliore condivisione

Il software di compressione può ridurre notevolmente le dimensioni dei file e ciò li rende molto più facili da inviare tramite email, poiché impiegheranno meno tempo per il caricamento. Anche i limiti delle dimensioni degli allegati possono diventare un problema. Quando devi lavorare spesso con documenti di grandi dimensioni, è insostenibile inviarli avanti e indietro a grandezza naturale.

Migliore accessibilità mobile

La compressione facilita l’accessibilità mobile. Ridurre i documenti e quindi ottimizzarli per i dispositivi mobili ti consente di visualizzarli o scaricarli ovunque e in qualsiasi momento, il che è particolarmente utile poiché le attività sono sempre più condotte in movimento. Anche l’accessibilità mobile è diventata più diffusa con il passaggio a un ambiente di lavoro da casa, poiché il lavoro a distanza pone nuove esigenze e sfide.

Archiviazione sicura

La compressione dei file semplifica l’archiviazione dei documenti, poiché occupano meno spazio e saranno anche più facili da aprire in seguito. Ciò semplifica notevolmente il rispetto degli standard di conformità, poiché molti settori hanno normative sulla conservazione dei record che richiedono alle organizzazioni di conservare i documenti per diversi anni. Per coloro che migrano al cloud, la compressione può anche accelerare tale processo. Esistono anche formati di file (ad es. PDF/A) progettati per l’archiviazione a lungo termine, in modo da poter conservare i documenti ottimizzati in un formato affidabile.

Comprimere PDF, una soluzione economica

La compressione dei documenti è un ottimo modo per risparmiare sui costi di archiviazione e di uscita dal cloud, poiché le tariffe vengono spesso addebitate in GB al mese. Molti servizi cloud finiranno per diventare più costosi man mano che il contenuto che devi archiviare cresce. Inoltre, i fornitori spesso addebitano commissioni in uscita, che possono essere imprevedibili e quindi mettere a dura prova il budget di archiviazione cloud. Avere file di dimensioni inferiori riduce i costi di archiviazione dei file sul cloud o sui server locali, il che può anche far risparmiare sui costi della larghezza di banda della rete. Ridurre il tuo repository a una frazione delle dimensioni può significare un notevole risparmio sui costi su più fronti.

Maggiore produttività

Essere in grado di trasmettere documenti più velocemente e più facilmente consente di risparmiare molto tempo, in modo da non mettere costantemente in pausa il tuo lavoro per aspettare che i file vengano caricati o scaricati (questo può anche migliorare significativamente la mentalità e l’umore). Anche se spendere uno o due minuti in attesa di un documento può non sembrare un grosso problema, a lungo andare si accumula il tempo perso.La compressione dei file offre una serie di vantaggi e il software di compressione spesso include funzionalità aggiuntive che possono migliorare ulteriormente i flussi di lavoro dei documenti, come la tecnologia OCR per rendere i file completamente ricercabili tramite testo.